Wunschsoftware nutzen, ohne einen eigenen Server zu kaufen

Ausgangslage

Die Praxisinhaberin hatte sich für eine bestimmte Praxisverwaltungssoftware entschieden. Fachlich war das die richtige Wahl für ihre Praxis. Nur gibt es diese Software beim Hersteller ausschließlich serverbasiert.

Damit hing an einer Softwareentscheidung eine zweite, deutlich teurere: ein eigener Server in den Praxisräumen. Das bedeutet eine hohe Einmalinvestition, eine Ersatzbeschaffung nach einigen Jahren, laufende Kosten für Wartung und Strom und die volle Verantwortung für Ausfallsicherheit und Datensicherung. Bei Patientendaten wiegt dieser letzte Punkt besonders schwer.

Die Praxis stand vor einer Entscheidung, die viele Betriebe kennen: entweder die passende Software mit teurer Infrastruktur, oder ein Systemwechsel auf etwas, das im Alltag nicht dasselbe leistet.

Was wir geprüft haben

Wir haben das Problem nicht in der Praxis gelöst, sondern an einem Tisch mit allen Beteiligten.

Zuerst haben wir die Möglichkeiten mit unserem Expertennetzwerk durchgesprochen. Danach sind wir direkt auf den Anbieter der Software zugegangen. Gemeinsam mit unserem IT-Spezialisten haben wir ihm das Problem geschildert und genau beschrieben, was die Praxis braucht. Aus diesem Gespräch wurde eine konkrete Idee: den Anbieter dafür zu gewinnen, für seine eigene Software ein cloudbasiertes System zu bauen.

Zwei Punkte haben wir dabei zusätzlich prüfen lassen, weil sie über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Erstens den Datenschutz. Bei Patientendaten ist das die härteste Anforderung überhaupt. Zweitens die Leistungsfähigkeit des Systems im Cloudbetrieb, denn eine Lösung, die im Praxisalltag bremst, ist keine Lösung.

Maßnahme

Wir haben zwei Verhandlungen geführt, jede mit einem eigenen Hebel.

Mit dem Anbieter. Er baut das Cloudsystem für seine Software, ohne es der Mandantin in Rechnung zu stellen. Sein Gegenwert ist doppelt: Er gewinnt ein zusätzliches Verkaufsargument für seinen gesamten Markt, und er gewinnt unsere Mandantin sofort als langfristige Kundin.

Mit unserem IT-Spezialisten. Er hat den Aufbau gemeinsam mit dem Anbieter begleitet. Seine Gegenleistung ist die laufende Betreuung der IT in der Praxis.

Das Ergebnis: Die Mandantin hat eine Lösung bekommen, die auf ihre Software zugeschnitten ist. Sie musste kein anderes System lernen, keinen Server kaufen und die Entwicklung nicht bezahlen.

Genau so funktioniert ein Expertennetzwerk. Nicht als Adressbuch, sondern als Verhandlungsposition. Allein hätte die Praxis diesen Hebel nie gehabt.

Wirtschaftlicher Vorteil

Was ein eigener Server kostet, hängt von Größe und Anforderungen ab. Als Größenordnung für einen kleinen Betrieb: Die Anschaffung liegt üblicherweise im mittleren vierstelligen bis unteren fünfstelligen Bereich. Dazu kommen laufend Wartung, Backup und Strom, in der Praxis häufig ein dreistelliger Betrag pro Monat.

Entscheidend ist aber ein anderer Punkt, den viele bei der Anschaffung übersehen: Ein Server ist keine einmalige Investition. Nach drei bis fünf Jahren steht die Ersatzbeschaffung an. Danach beginnt der Zyklus von vorn.

Allgemeine Größenordnungen zur Einordnung, keine Zahlen aus diesem Mandat. Ergebnisse hängen von Ausgangslage, Anforderungen und Marktbedingungen ab.

Für wen dieser Fall typisch ist

Für jeden Betrieb, dessen Branchensoftware es nur serverbasiert gibt. Das betrifft besonders Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe, wo die Software auf die Branche zugeschnitten ist und ein Wechsel keine echte Option darstellt.

Der häufigste Einwand gegen die Cloud lautet: "Meine Software kann das nicht." Dieser Fall zeigt, dass die Frage anders lauten muss. Nicht ob die Software cloudfähig ist, sondern ob jemand mit dem Anbieter darüber spricht.