Cloud oder eigener Server: was wann günstiger ist

Der typische Fehler

Ein Betrieb braucht neue Software. Der Anbieter sagt: Die läuft auf einem eigenen Server. Der IT-Dienstleister macht ein Angebot: Server, Einrichtung, Lizenzen, einmal 12.000 Euro. Fertig.

Was in diesem Angebot fehlt, ist alles, was danach kommt. Strom, Wartung, Updates, Sicherungen, Ausfälle, der Techniker vor Ort, der Austausch nach ein paar Jahren. Der Server ist nicht die Ausgabe. Er ist der Beginn einer Ausgabenreihe.

Umgekehrt wird bei der Cloud gern nur die Monatsgebühr gesehen. Auch das ist zu kurz gedacht, denn Monatsgebühren summieren sich, und sie steigen mit jedem Nutzer und jedem Gigabyte.

Beides lässt sich nur vergleichen, wenn man denselben Zeitraum und dieselben Kostenarten nimmt.

Was ein eigener Server wirklich kostet

Die Anschaffung ist der sichtbare Teil. Dazu kommen Posten, die selten im Angebot stehen:

• Ersatzbeschaffung. Serverhardware wird in der Praxis alle drei bis fünf Jahre ersetzt. Der Kaufpreis fällt also nicht einmal an, sondern regelmäßig.
• Wartung und Updates. Betriebssystem, Sicherheitsupdates, Softwareversionen. Entweder eigene Zeit oder ein Wartungsvertrag.
• Datensicherung. Ein Server ohne geprüfte Sicherung ist ein Risiko, kein Vermögenswert. Die Sicherung braucht eigene Technik und jemanden, der kontrolliert, ob sie funktioniert.
• Ausfall. Steht der Server, steht der Betrieb. Die Kosten dafür stehen in keinem Angebot, sie entstehen an dem Tag, an dem niemand arbeiten kann.
• Strom, Kühlung, Platz. Klein pro Monat, aber über fünf Jahre kein Rundungsfehler.
• Datenschutz. Wer Kundendaten auf eigener Technik hält, ist selbst für Zugangsschutz, Verschlüsselung und Nachweise verantwortlich.

Was die Cloud wirklich kostet

Die Monatsgebühr ist der sichtbare Teil. Dazu kommen:

• Skalierung nach oben. Mehr Nutzer, mehr Speicher, mehr Funktionen: jede Erweiterung kostet monatlich. Ein Betrieb, der wächst, zahlt mit.
• Abhängigkeit. Preiserhöhungen des Anbieters treffen direkt. Ein Wechsel ist möglich, aber aufwendig.
• Internetanbindung. Die Cloud ist nur so gut wie die Leitung. Eine zweite Anbindung als Reserve ist bei kritischen Anwendungen Pflicht und kostet.
• Datenschutz. Wo stehen die Daten, wer hat Zugriff, welcher Vertrag regelt das? Das muss geprüft werden, bevor der erste Datensatz hochgeladen wird.

Dafür entfallen Anschaffung, Ersatzbeschaffung, eigene Wartung und der Techniker vor Ort. Sicherung und Ausfallschutz liegen beim Anbieter und sind meist besser, als ein kleiner Betrieb sie selbst hinbekommt.

Die Rechnung, die zählt

Vergleichen Sie beide Wege über fünf Jahre, mit allen Kostenarten in einer Tabelle:

Erst wenn beide Spalten mit Zahlen gefüllt sind, ist der Vergleich ehrlich. Vorher vergleicht man einen Kaufpreis mit einer Monatsmiete, und das geht immer zugunsten dessen aus, der die kleinere Zahl zeigt.

Wann sich was lohnt

Eine grobe Orientierung, die sich in der Praxis bewährt:

Der eigene Server lohnt sich eher, wenn

• die Software es zwingend verlangt und es keine Alternative gibt
• sehr große Datenmengen lokal verarbeitet werden, etwa Bild- oder Videodaten
• die Internetanbindung am Standort unzuverlässig ist und nicht verbessert werden kann
• eine IT-Betreuung bereits vorhanden ist, die den Server nebenbei mitpflegt

Die Cloud lohnt sich eher, wenn

• der Betrieb klein ist und keine eigene IT hat
• mehrere Standorte oder mobiles Arbeiten dazukommen
• die Nutzerzahl schwankt oder wächst
• Sicherheit und Sicherung professionell gelöst sein sollen, ohne selbst Experte zu werden

Die meisten kleinen und mittleren Betriebe landen in der zweiten Gruppe. Der eigene Server ist dort oft nicht die günstigere Lösung, sondern die gewohnte.

Der dritte Weg: die Software zwingt nicht immer

Der häufigste Grund für einen eigenen Server ist ein Satz des Softwareanbieters: „Unsere Lösung gibt es nur serverbasiert."

Dieser Satz beschreibt oft den aktuellen Vertrieb des Anbieters, nicht die technische Wahrheit. Viele Anbieter können ihre Software auch cloudbasiert bereitstellen oder haben es bei anderen Kunden schon getan. Sie bieten es nur nicht aktiv an, weil das Servergeschäft für sie und den IT-Partner lukrativ ist.

Wer nachfragt, verhandelt und die Frage an die richtigen Stellen trägt, bekommt nicht selten eine Lösung, die auf dem Preisblatt nicht steht. Wie das in einem konkreten Fall aussah, zeigt unsere Fallstudie Wunschsoftware nutzen, ohne einen eigenen Server zu kaufen: Eine Zahnarztpraxis wollte eine Software, die es nur serverbasiert gab, und arbeitet heute trotzdem in der Cloud.

Was das für Sie heißt

Bevor Sie einen Server kaufen oder einen Cloudvertrag unterschreiben, drei Schritte:

1. Beide Wege über fünf Jahre rechnen, mit allen Kostenarten aus der Tabelle oben, nicht nur mit Anschaffung oder Monatsgebühr.
2. Den Satz „gibt es nur serverbasiert" prüfen. Beim Anbieter nachfragen, bei anderen Kunden nachfragen, bei einem unabhängigen IT-Experten nachfragen.
3. Datenschutz und Ausfall in beiden Varianten klären, schriftlich, bevor entschieden wird.

Wer diese drei Schritte geht, entscheidet nach Zahlen. Wer sie auslässt, entscheidet nach dem Angebot, das zuerst auf dem Tisch lag.

In der kostenfreien Erstanalyse stellen wir Ihre IT-Kosten genau so gegenüber.