Zahlungsausfälle in einer Privatpraxis vermeiden

Ausgangslage

Die Praxis rechnet ausschließlich mit Privatpatienten ab. Ein Teil der Rechnungen wird verspätet oder gar nicht bezahlt.

Dahinter stecken zwei sehr verschiedene Ursachen. Manche Patienten zahlen nicht. Andere können die Kosten schlicht nicht privat aufbringen, obwohl sie zahlungswillig sind.

Das eigentliche Problem: Beide Fälle sehen vorher gleich aus. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn die Behandlung längst erbracht und die Rechnung offen ist. Zu diesem Zeitpunkt bleibt nur noch Mahnwesen, und das kostet Geld, Zeit und im Gesundheitswesen zusätzlich Vertrauen.

Was wir geprüft haben

Zahlungswege und Abrechnungsrhythmus, Ratenzahlung im Eigenmodell gegenüber externen Anbietern, außerdem die berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Grenzen, die im Gesundheitswesen enger sind als in anderen Branchen.

Eine naheliegende Lösung haben wir dabei ausdrücklich verworfen. Der Weg über eine Kreditversicherung trägt in diesem Fall nicht. Das haben wir belegt, statt es zu behaupten.

Maßnahme

Ein gestuftes Konzept, das vor der Behandlung ansetzt statt danach.

Bonitätsprüfung. Eine interne Einstufung bestimmt die Zahlungskonditionen. Wer als sicher gilt, bekommt die normale Rechnung. Wo ein Risiko besteht, werden die Konditionen angepasst, bis hin zur Vorkasse. Damit wird der Ausfall vermieden, bevor er entsteht.

Ratenzahlung über unser eigenes Tool. Für Patienten, die zahlungswillig, aber gerade nicht liquide sind, kommt das Ratenzahlungs-Tool aus dem Bereich APEX Digital Solutions zum Einsatz.

Der Patient bekommt einen persönlichen Link, ohne Registrierung und ohne Passwort. Dort sieht er den offenen Betrag und hat zwei Möglichkeiten: vollständig zahlen oder einen Ratenplan vorschlagen. Ein Rechner zeigt ihm sofort, welche Raten zu welchen Terminen fällig wären.

Zwei Punkte sind für eine Praxis besonders wichtig.

Erstens der versteckte Budgetrechner. Der Patient kann für sich durchrechnen, was er monatlich tragen kann, ohne dass diese Angaben in der Praxis sichtbar werden. Niemand muss seine finanzielle Lage offenlegen, um eine Behandlung fortzusetzen.

Zweitens die Entlastung im Alltag. Bis zu einer vorher festgelegten Ratenzahl werden Vorschläge automatisch angenommen. Alles darüber lässt sich in zwei Klicks annehmen, ablehnen oder mit einem Gegenvorschlag beantworten. Laufende Pläne haben eine Fortschrittsanzeige, bei ausstehenden Raten gibt es eine Benachrichtigung. Gezahlt wird per QR-Überweisung, SEPA-Lastschrift, Zahlungslink oder bar.

Die Raten sind zinslos. Es entstehen keine Zinsen und keine Gebühren, damit bleibt es eine Stundung und wird nicht zum Darlehen. Das Tool wickelt außerdem selbst kein Geld ab und macht kein Inkasso. Es organisiert nur die Vereinbarung.

Bei 39 Euro im Monat steht dem ein einziger vermiedener Ausfall gegenüber, der das Vielfache davon kostet.

Beratung für alles, was darüber hinausgeht. Wenn hinter dem Zahlungsproblem keine Terminfrage steckt, sondern eine grundsätzliche finanzielle Belastung, hilft eine Ratenvereinbarung nicht weiter. Für diese Fälle haben wir eine getrennte Beratungsschiene vorgesehen: eine kostenlose und unverbindliche Finanzberatung, die Einnahmen und Ausgaben analysiert, Einsparpotenziale findet und einen Weg zu den eigenen finanziellen Zielen entwickelt.

Getrennt heißt dabei wörtlich getrennt: kein Geldfluss und keine Patientendaten in Richtung Beratung. Diese Trennung ist im Gesundheitswesen nicht verhandelbar, und sie ist der Grund, warum das Angebot überhaupt möglich ist.

Stand

Das Konzept ist übergeben, die Umsetzung läuft.

Für wen dieser Fall typisch ist

Für alle, die Leistungen erbringen, bevor sie bezahlt werden, und deren Kunden Privatpersonen sind. Praxen, Handwerk, Dienstleistung.

Der übliche Reflex ist ein besseres Mahnwesen. Das setzt aber an der falschen Stelle an. Der wirksame Hebel liegt davor, in der Frage, zu welchen Konditionen jemand überhaupt beauftragt.