Warum sich Mandanten beim Steuerberater nicht beraten fühlen

Der Satz, den man in jedem Betrieb hört

Die Buchhaltung läuft. Die Umsatzsteuervoranmeldung geht pünktlich raus. Der Jahresabschluss kommt, irgendwann im Herbst des Folgejahres. Einmal im Jahr ein Gespräch, in dem es um Zahlen geht, die zwölf Monate alt sind.

Und dazwischen: eine BWA per Mail, drei Seiten Zahlen, die niemand liest, weil niemand weiß, was sie bedeuten.

Der Unternehmer zahlt für Beratung und bekommt Verwaltung. Nicht weil ihn jemand betrügt, sondern weil das System so gebaut ist.

Drei Gründe, warum das so ist

1. Der Steuerberater wird für Pflichten bezahlt, nicht für Fragen

Die Vergütung von Steuerkanzleien richtet sich überwiegend nach Pflichtaufgaben: Buchführung, Abschlüsse, Erklärungen. Beratung ist möglich, wird aber gesondert abgerechnet und muss angestoßen werden. Von wem? Vom Mandanten. Der weiß aber nicht, dass er etwas anstoßen müsste, und der Steuerberater sieht in den Zahlen nichts, was von der Norm abweicht. Also passiert nichts.

Das ist kein Vorwurf. Eine Kanzlei mit 300 Mandanten kann nicht bei jedem monatlich anrufen und fragen, ob etwas zu besprechen wäre. Sie reagiert auf das, was kommt. Und vom Mandanten kommt nichts.

2. Um zu fragen, muss man wissen, wonach

Der Unternehmer hat Fragen. Er kann sie nur nicht stellen, weil er seine eigenen Zahlen nicht lesen kann. Was bedeutet „sonstige betriebliche Aufwendungen"? Warum ist das Ergebnis im März eingebrochen? Ist die Position „Fremdleistungen" normal hoch oder zu hoch?

Wer das nicht weiß, fragt nicht. Und wer nicht fragt, wird nicht beraten. Der Steuerberater hält den Mandanten für zufrieden, der Mandant hält den Steuerberater für desinteressiert. Beide irren sich.

3. Der Spezialist ist nicht der Generalist

Es gibt einen dritten Grund, der seltener ausgesprochen wird. Steuerrecht ist so breit, dass kein einzelner Berater alles gleich gut kann. Eine Kanzlei mit Schwerpunkt Handwerk ist bei Handwerksbetrieben stark. Kommt der Mandant mit einer Umstrukturierung, einer Nachfolge oder einem Auslandsthema, verlässt er den Bereich, in dem seine Kanzlei täglich arbeitet.

Der Mandant merkt das nicht. Er bekommt eine Antwort und eine Stundenschätzung, hat aber keinen Vergleich. Holt er drei weitere Meinungen ein, bekommt er drei verschiedene Antworten und ist ratloser als vorher. Auch das ist kein Versagen der Kanzlei. Niemand kann alles. Aber der Mandant müsste wissen, wann er einen Spezialisten braucht, und genau das weiß er nicht.

Was nicht hilft

Den Steuerberater wechseln. Die nächste Kanzlei hat dasselbe Vergütungssystem und denselben Mandanten, der nicht fragt. Nach einem Jahr ist das Gefühl dasselbe.

Mehr Beratungsstunden buchen. Ohne Fragen wird auch ein längeres Gespräch zum Vortrag über Zahlen, die der Mandant hinterher genauso wenig versteht.

Die Buchhaltung selbst machen. Das löst das Verständnisproblem nicht, es verlagert nur die Arbeit.

Was hilft

Der Hebel liegt beim Mandanten, aber nicht bei seiner Arbeitszeit, sondern bei seinem Verständnis. Drei Dinge verändern das Verhältnis zur Kanzlei grundlegend:

Die eigenen Zahlen lesen können. Nicht auf Steuerberaterniveau, sondern so weit, dass auffällt, wenn etwas auffällig ist. Welche Position ist gestiegen, welche gesunken, was steckt dahinter?

Mit konkreten Fragen ins Gespräch gehen. Ein Steuerberater, der eine Liste mit fünf präzisen Fragen bekommt, berät. Einer, der „wie sieht's aus?" gefragt wird, berichtet. Die meisten Kanzleien freuen sich über vorbereitete Mandanten, weil das Gespräch kürzer und ergiebiger wird.

Wissen, wann das Thema den Generalisten überfordert. Umstrukturierung, Nachfolge, Holding, internationale Sachverhalte: Das sind Fälle für Spezialisten. Sie sind pro Stunde teurer und am Ende oft günstiger, weil sie weniger Stunden brauchen und weniger Fehler machen.

Ein Werkzeug für den ersten Punkt

Für den ersten Punkt, das Lesen der eigenen Zahlen, hat APEX Digital Solutions ein Werkzeug gebaut: den Kanzlei-Dolmetscher. Er nimmt den Buchungsexport der Kanzlei und übersetzt ihn in beide Richtungen.

Für den Mandanten: Jede BWA-Position lässt sich bis zur einzelnen Buchung aufklappen, neben jeder Zeile steht in normalem Deutsch, was sie bedeutet, und statt drei Seiten Zahlen kommt monatlich ein Kurzbericht mit drei bis fünf Sätzen. Dazu ein Steuerkalender, der auf den eigenen Meldungsrhythmus und das eigene Bundesland abgestimmt ist.

Für das Gespräch mit der Kanzlei: Aus elf kurzen Fragen zur eigenen Situation entsteht eine Fragenliste, die nur enthält, was für diesen Betrieb relevant ist. Damit geht man ins Jahresgespräch.

Wichtig ist, was das Werkzeug nicht ist: keine Buchführung, keine Steuerberatung, keine Beurteilung einzelner Buchungen. Das bleibt Aufgabe der Kanzlei. Es sorgt nur dafür, dass der Mandant versteht, was die Kanzlei ihm schickt, und weiß, was er sie fragen sollte.

Und der dritte Punkt

Für den dritten Punkt, den Spezialisten zum richtigen Zeitpunkt, gibt es kein Werkzeug. Dafür gibt es uns. Wir sind weder Steuerberater noch Finanzberater. Genau deshalb können wir beides koordinieren: prüfen, ob ein Thema in die Hände eines Spezialisten gehört, den passenden aus unserem Netzwerk holen, die Vorarbeit leisten, damit seine teuren Stunden wenige bleiben, und die Ergebnisse mit der bestehenden Kanzlei und der Finanzplanung zusammenführen.

Nicht weil wir beides dürfen, sondern weil wir keines von beidem sind. Wie das in einem konkreten Mandat aussah, zeigt unsere Fallstudie Betriebsaufspaltung auflösen, Nachfolge aufbauen.

Was das für Sie heißt

Wenn Sie sich von Ihrem Steuerberater nicht beraten fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er das nicht weiß. Fangen Sie nicht mit dem Wechsel an. Fangen Sie mit den eigenen Zahlen an. Wer seine BWA lesen kann, stellt Fragen. Wer Fragen stellt, wird beraten. Und wer merkt, dass die Frage zu groß für den Generalisten ist, holt sich Hilfe, bevor es teuer wird.

In der kostenfreien Erstanalyse schauen wir mit Ihnen, welche Ihrer steuerlichen Themen beim Generalisten gut aufgehoben sind und welche einen Spezialisten brauchen.