Lohnkosten senken durch Benefits: mehr netto für Mitarbeiter, weniger Kosten für den Betrieb

Das Problem mit der Gehaltserhöhung

Ein Mitarbeiter bittet um mehr Geld. Der Betrieb will ihn halten und sagt zu: 100 Euro brutto mehr im Monat.

Was dann passiert, kennt jeder Unternehmer, der einmal eine Lohnabrechnung gelesen hat. Auf die 100 Euro kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, also zahlt der Betrieb rund 120 Euro. Beim Mitarbeiter gehen Steuern und sein Anteil an der Sozialversicherung ab, übrig bleiben je nach Steuerklasse 50 bis 60 Euro.

120 Euro ausgegeben, 55 Euro angekommen. Der Rest ist weder beim Betrieb noch beim Mitarbeiter. Das ist der teuerste Weg, einen Mitarbeiter zu belohnen, und es ist der Standardweg.

Der zweite Weg: Benefits statt Brutto

Der Gesetzgeber lässt bestimmte Leistungen des Arbeitgebers steuer- und sozialversicherungsfrei oder zumindest stark begünstigt zu. Nicht als Schlupfloch, sondern gewollt: Der Staat möchte, dass Betriebe zum Beispiel Mobilität, Gesundheit, Kinderbetreuung oder Altersvorsorge ihrer Mitarbeiter unterstützen.

Wird eine Leistung so gestaltet, kommt sie beim Mitarbeiter ohne Abzüge an, und der Betrieb zahlt keine Sozialversicherungsbeiträge darauf. Aus 120 Euro Kosten werden 100 Euro, aus 55 Euro Ankunft werden 100 Euro.

Derselbe Mitarbeiter, dieselbe Wertschätzung, fast doppelter Effekt.

Welche Benefits es gibt

Ein Überblick über die gängigsten Bausteine. Die genauen Beträge und Bedingungen ändern sich regelmäßig, die Richtung bleibt gleich.

Sachbezug. Ein monatlicher Betrag, den der Mitarbeiter als Gutschein oder Guthabenkarte erhält, bis zu einer Freigrenze steuer- und abgabenfrei. Der einfachste Einstieg, weil er für jeden Mitarbeiter passt.

Essenszuschuss. Zuschuss zum Mittagessen, pro Arbeitstag begünstigt. Heute oft digital abgewickelt, ohne Kantine und ohne Papiermarken.

Mobilität. Zuschuss zum Nahverkehrsticket oder das Leasing eines Fahrrads über den Arbeitgeber. Beides steuerlich begünstigt, beides bei Mitarbeitern beliebt.

Kinderbetreuung. Zuschuss zu Kita oder Tagesmutter für nicht schulpflichtige Kinder. Für junge Eltern oft der wertvollste Baustein überhaupt.

Gesundheit. Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu einem Jahresbetrag steuerfrei, wenn sie bestimmte Qualitätskriterien erfüllen.

Erholungsbeihilfe. Ein jährlicher Zuschuss zum Urlaub, pauschal vom Arbeitgeber versteuert, beim Mitarbeiter abzugsfrei.

Betriebliche Altersvorsorge. Beiträge in eine Direktversicherung oder Pensionskasse, bis zu Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Langfristig, aber für die Mitarbeiterbindung kaum zu schlagen.

Arbeitsmittel und Kommunikation. Überlassung von Handy oder Laptop auch zur privaten Nutzung, Zuschuss zur Internetnutzung zu Hause.

Kein Betrieb braucht alle Bausteine. Drei oder vier, richtig ausgewählt, reichen für einen Effekt, den jeder Mitarbeiter auf dem Konto merkt.

Die Regeln, die man kennen muss

Benefits sind kein Selbstbedienungsladen. Drei Punkte entscheiden, ob die Vorteile halten oder bei der nächsten Betriebsprüfung kassiert werden:

Zusätzlichkeit. Viele Benefits sind nur begünstigt, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden. Bestehendes Gehalt einfach in Benefits umzuwandeln, funktioniert bei den meisten Bausteinen nicht. Der richtige Zeitpunkt ist deshalb die nächste Gehaltsrunde oder die Neueinstellung.

Dokumentation. Jeder Baustein hat Nachweispflichten: Belege, Verträge, Bescheinigungen. Wer sie nicht führt, verliert den Vorteil rückwirkend.

Gleichbehandlung. Benefits dürfen nicht willkürlich verteilt werden. Wer sie einführt, braucht eine klare Regel, wer was bekommt.

Diese drei Punkte sind der Grund, warum viele Betriebe das Thema kennen und trotzdem nicht anfassen. Es ist Verwaltungsaufwand, und ein Fehler kostet mehr, als der Benefit spart.

Warum es trotzdem geht

Dieser Aufwand ist inzwischen ein eigener Markt. Spezialisierte Anbieter bündeln die Bausteine, prüfen die rechtlichen Voraussetzungen, übernehmen Abrechnung, Nachweise und die Abstimmung mit dem Lohnbüro. Der Betrieb entscheidet, welche Benefits er anbietet, und bekommt am Monatsende eine Übersicht statt eines Ordners voller Belege.

Die Gebühr dafür ist in der Regel deutlich kleiner als die eingesparten Sozialversicherungsbeiträge. Der Betrieb spart also zweimal: an den Abgaben und an der eigenen Zeit.

Was das für Sie heißt

Rechnen Sie es einmal für Ihren Betrieb durch. Nehmen Sie die Summe der letzten Gehaltserhöhungen und stellen Sie sie der Variante mit Benefits gegenüber: gleiche Ankunft beim Mitarbeiter, aber ohne die Abgaben obendrauf. Bei zehn Mitarbeitern kommt dabei schnell ein Betrag zusammen, der einer zusätzlichen Stelle entspricht oder einer Investition, die sonst verschoben worden wäre.

Und der Effekt beim Mitarbeiter ist nicht nur finanziell. Ein Betrieb, der Kinderbetreuung, Fahrrad oder Mittagessen bezuschusst, zeigt jeden Monat, dass er sich Gedanken gemacht hat. Das kann eine Gehaltserhöhung nicht.

In der kostenfreien Erstanalyse rechnen wir mit Ihren Lohndaten aus, welche Bausteine für Ihren Betrieb passen und was sie bringen.