Logistik und Spedition: wo der Versand Geld frisst

Der Kostenblock, den keiner verhandelt

Ein Betrieb verhandelt mit seinem Steuerberater, mit der Bank, mit dem Vermieter. Beim Versand nimmt er den Preis, der auf der Website des Paketdienstes steht, oder den Tarif, den ihm irgendwann ein Vertriebler gegeben hat.

Das hat einen Grund: Versand ist kleinteilig. Viele Sendungen, viele Rechnungen, viele Zuschläge, und jede einzelne Position ist zu klein, um sich darüber aufzuregen. In der Summe ist es dann doch ein Betrag, der auf der Gewinn- und Verlustrechnung auffällt.

Wo das Geld tatsächlich verschwindet

Der Grundpreis pro Paket ist selten das Problem. Die Kosten entstehen an Stellen, die auf der Rechnung klein gedruckt sind.

Zuschläge. Treibstoffzuschlag, Maut, Saisonzuschlag, Zuschlag für Privatadressen, für sperrige Sendungen, für abgelegene Gebiete. Bei manchen Dienstleistern machen die Zuschläge ein Drittel der Rechnung aus, und sie ändern sich, ohne dass jemand nachrechnet.

Falsche Sendungsklasse. Ein Paket, das knapp über der Gewichtsgrenze liegt, springt in die nächste Preisstufe. Ein Karton, der zu groß gewählt ist, wird nach Volumen statt nach Gewicht berechnet. Wer die Verpackung nicht auf den Tarif abstimmt, zahlt pro Sendung zu viel.

Der falsche Dienstleister für die falsche Sendung. Kein Anbieter ist bei allem günstig. Der eine ist stark bei kleinen Paketen im Inland, der andere bei Paletten, der dritte im Export. Wer alles über einen Dienstleister schickt, zahlt bei einem Teil seiner Sendungen den Preis für Bequemlichkeit.

Retouren. Jede Rücksendung kostet doppelt: den Rückweg und die Bearbeitung. Betriebe, die ihre Retourenquote nicht kennen, kennen einen relevanten Teil ihrer Versandkosten nicht.

Zeit. Etiketten von Hand, Sendungen einzeln anmelden, Rechnungen einzeln prüfen. Diese Stunden stehen nicht unter „Versand", aber sie entstehen durch ihn.

Schäden und Verluste. Wer nicht reklamiert, weil der Aufwand zu hoch scheint, schenkt dem Dienstleister die Sendung.

Warum kleine Betriebe mehr zahlen als große

Speditionen und Paketdienste kalkulieren nach Volumen. Wer 5.000 Sendungen im Monat verschickt, bekommt Konditionen, von denen ein Betrieb mit 50 Sendungen nur träumt. Der Unterschied liegt nicht bei ein paar Prozent, sondern oft bei einem Drittel oder mehr des Listenpreises.

Für den kleinen Betrieb ist das eine Sackgasse. Er kann sein Volumen nicht verzehnfachen, nur um bessere Preise zu bekommen.

Der Ausweg: Volumen bündeln

Was der einzelne Betrieb nicht hat, haben viele Betriebe zusammen. Genau darauf beruht ein Modell, das sich im Mittelstand bewährt hat: Ein Vermittler bündelt die Sendungen vieler kleiner Kunden und tritt gegenüber den Dienstleistern als ein Großkunde auf.

Der einzelne Betrieb verschickt weiterhin seine 50 Pakete. Abgerechnet werden sie aber zu Konditionen, die auf dem gebündelten Volumen beruhen. Der Vermittler verdient an der Differenz, der Betrieb spart trotzdem gegenüber seinem bisherigen Tarif, und der Dienstleister hat einen Großkunden mehr.

Das funktioniert, weil alle drei Seiten etwas davon haben. Es funktioniert nicht, wenn der Betrieb es nicht kennt, und das ist bei den meisten der Fall.

Zwei Nebeneffekte sind dabei oft wertvoller als der Preis:

• Ein Ansprechpartner für mehrere Dienstleister. Wer die richtige Sendung zum richtigen Anbieter bringt, muss nicht mehr selbst vergleichen. Das erledigt der Vermittler, der die Tarife aller Partner kennt.
• Reklamation und Verwaltung aus einer Hand. Schäden, Verluste, Rechnungsprüfung laufen über eine Stelle, statt über drei Kundenhotlines.

Was sich sofort umsetzen lässt

Auch ohne Vermittler gibt es Hebel, die in wenigen Wochen wirken:

1. Drei Monate Versandrechnungen auswerten. Grundpreis, Zuschläge, Sendungsklassen, Retouren getrennt aufaddieren. Erst dann sieht man, wo das Geld tatsächlich hingeht.
2. Verpackung auf den Tarif abstimmen. Zwei oder drei Standardkartons, die knapp unter den Preisstufen liegen, sparen bei jeder Sendung.
3. Sendungen nach Typ trennen. Kleine Pakete, schwere Pakete, Paletten, Export. Für jeden Typ prüfen, ob der aktuelle Dienstleister dort wirklich günstig ist.
4. Jeden Schaden reklamieren. Mit festem Ablauf, damit es nicht am Aufwand scheitert.
5. Konditionen erfragen, statt Listenpreise zu zahlen. Auch mit kleinem Volumen gibt es Spielraum, wenn man fragt. Und wenn der Spielraum zu klein ist, ist die Bündelung der nächste Schritt.

Was das für Sie heißt

Versand ist kein Naturgesetz. Er ist ein Einkaufsthema wie jedes andere, nur eines, das aus vielen kleinen Positionen besteht und deshalb übersehen wird. Wer drei Monate Rechnungen ehrlich auswertet, findet fast immer einen zweistelligen Prozentsatz, der ohne Investition zu holen ist.

In der kostenfreien Erstanalyse schauen wir uns genau diese Rechnungen mit Ihnen an und prüfen, ob eine Bündelung Ihres Volumens für Sie in Frage kommt.